Case study
Source: Netokracija
Novi načini rada utjecali su na to kako koristimo postojeće uredske prostore, a sad je vrijeme da mi utječemo na prostor kako bismo ga prilagodili našim novim navikama i aktivnostima. Vođena tom idejom, IT tvrtka Amplexor iskoristila je priliku napraviti reorganizaciju ureda. Donosimo detaljan uvid kako su ga “iskrojili” po aktivnostima svih timova.
Poznato je kako Amplexor svojim pristupima radu zaposlenika pozitivno utječe na procese u tvrtki, a sad je ova IT tvrtka specijalizirana za cjelovita softverska rješenja za farmaceutske tvrtke iz cijeloga svijeta napravila korak više: njihovi inženjeri, konzultanti, voditelji projekata i ostali zaposlenici radit će manje i u doba dana kada im to najviše odgovara, iz ureda, od kuće ili s neke druge lokacije te na radnim mjestima u čijem dizajnu su neki od njih i sami sudjelovali.
Amplexor je već u ranoj fazi pandemije u potpunosti prešao na hibridni način rada, a svoj su novi ured – u koji su se preselili u veljači ove godine – željeli oblikovati po principima organizacijske strategije dizajna radnih mjesta prema najvažnijim aktivnostima.
Ovaj koncept, poznat još i pod eng. terminom activity-based working, u svijetu se sve više koristi kao troškovno učinkovita poslovna strategija optimizacije radnih zadaća kojima se zaposlenicima nudi višestruki izbor prostora i radnih mjesta na kojima će obavljati svoj posao, ovisno o tome što u datom trenutku trebaju obaviti.
Prvi korak u redizajnu ureda softverske tvrtke u agenciju pogonjenu aktivnostima bila je sustavna analiza radnih mjesta i aktivnosti pojedinih timova.
Primjena tog koncepta dokazala se kao dobar način redizajna poslovnih prostora, ali i kao katalizator promjene korporativne kulture iz klasične, s otvorenim radnim prostorima i kojekakvim pogodnostima – kakvu smo viđali posljednjih desetljeća u tehnološkim kompanijama u svijetu i Hrvatskoj – u novu, dinamičniju poslovnu kulturu, usmjerenu na užu suradnju snažnije angažiranih zaposlenika koji postižu višu razinu produktivnosti i organizacijske učinkovitosti.
No, što to, zapravo, znači? Pojednostavljeno rečeno, to znači da će softverski inženjeri, konzultanti, voditelji projekata i ostali zaposlenici Amplexora i dalje zarađivati onoliko koliko ih tvrtka plaća za posao za koji ih je angažirala no radit će manje i u doba dana kada im to najviše odgovara, iz ureda, od kuće ili s neke druge lokacije te na radnim mjestima u čijem dizajnu su neki od njih i sami sudjelovali.
Amplexor je u nove prostore ušao prije nešto više od dva mjeseca, a cilj je da se nakon pola godine napravi analiza uspješnosti dizajna radnih mjesta prema aktivnostima.
Amplexoru je u ostvarenju tog ideala pomogla profesionalna konzultantska kuća DC&T, specijalizirana baš za osmišljavanje inovativnih activitiy-based rješenja u radnim prostorima i poslovnim nekretninama. Prije Amplexora, DC&T je svoju stručnost dokazala u osmišljavanju zagrebačkih ureda tvrtki kao što su Oracle i Hewlett-Packard, a u Amplexoru su riješili i nekoliko novih izazova.
Timi Kovačević, osnivač i izvršni direktor tvrtke DC&T, pojašnjava kako današnji uredi jako nalikuju jedni drugima, jer se mnoge kompanije povode za trendovima i ne razmišljaju o tome kako svoj prostor mogu obogatiti i iz njega izvući maksimum.
[Tvrtke] se često zateknu u situaciji da prostor koji im je na raspolaganju ne koriste adekvatno, vremenom ustanove da ga nemaju dovoljno, da im je preskup, ukratko, nekretnina u kojoj rade postane im teret, a ne resurs.
Razlog tome je što nisu napravile dubinsko istraživanje mogućnosti prostora. Nisu ustanovile je li prostor optimalan financijski i iz aspekta produktivnosti te odgovara li onome čime se tvrtka bavi.
Zagrebačka tvrtka DC&T – Dubravke i Timija Kovačevića, nudi specijalizirana rješenja za kvalitetno upravljanje radnim i uredskim prostorima.
Prvi korak u redizajnu ureda softverske tvrtke u agenciju pogonjenu aktivnostima bila je sustavna analiza radnih mjesta i aktivnosti pojedinih timova.
Gledalo se na koji način se koriste određeni prostori, kako ljudi surađuju, kada dolaze u ured, koliko dugo su u njemu – koliko borave u kuhinji, a koliko u drugim zajedničkim prostorima, što rade kada su u uredu, koliko su pojedine prostorije prazne i zašto.
Do tih podataka došlo se anketiranjem zaposlenika, kako pojedinaca tako i timova te održavanjem tematskih radionica. Ti uvidi upotpunjeni su izradom projekcija radnih zahtjeva u bliskoj budućnosti te se tako došlo do spoznaja na temelju kojih se Amplexorov ured transformirao u puno produktivnije i ugodnije mjesto za rad, dodaje Timi.
Prvo što smo zaključili je da zauzetost prostora ne bi trebala biti veća od 55 posto. Drugim riječima niti u jednom trenutku u uredu ne bi trebalo biti više od 55 posto zaposlenih – osim u pojedinim fazama određenih projekata (u danima kada se održavaju edukacije i radionice).
Već samo na temelju te informacije mogli smo Amplexoru pomoći i odrediti koliko im poslovnog prostora zapravo treba. Ustanovili smo da im od 1400 kvadrata koliko su koristili u starom poslovnom prostoru, treba 600 do najviše 800 kvadrata u novom uredu.
U smislu osiguranja privatnosti i zvučne izolacije, dobrim su se pokazali i određeni stolarski elementi, pregrade, zvučne barijere i druge intervencije.
Dakle, „štos” je u nalaženju prave mjere. Ako je riječ o prostoru u uredskoj zgradi A kategorije, organizacijski dizajner može biti više kreativan i u njega ugraditi tihe sobe, razgovaraonice, sobe za projektne timove, brainstorm zone, kabine za telefoniranje, itd. No, Timi pojašnjava ako je riječ o poslovnom prostoru u nekoj starijoj gradnji tada su i mogućnosti za intervencije u prostoru puno manje.
Ključno je postići optimalan dizajn za svaku pojedinu kompaniju, s time da treba naglasiti da su u tome važniji parametar timovi unutar organizacije, a ne kompanija gledana u cijelosti. U mnogim tehnološkim kompanijama ima timova koji se nikada nisu vidjeli uživo, ali i timova koji su najbolji kad su zajedno na istom mjestu.
Primjerice, u Amplexoru najviše “glavobolje” zadao nam je tim Voditelja projekata i jedan tim tehničkih konzultanata. Oni su dosta vremena provodili u uredu i htjeli su zadržati vlastiti prostor. Njihove želje su, naposljetku, integrirane u prostor.
U Amplexoru danas gotovo nitko nema vlastitu sobu niti neko posebno, svoje radno mjesto i to je promjena na koju se trebalo naviknuti, komentira Lorna Luketić Mažić, voditeljica ljudskih resursa u Amplexoru.
U tome nam je trebala podrška menadžmenta, ali i samih voditelja timova. Imali smo više radionica u kojima smo s ljudima razmotrili sve ideje o uređenju interijera i dizajnu radnih mjesta. Primjerice, u starom prostoru nismo imali kuhinju, a sad je to središte našeg svakodnevnog života.
Dubravka Kovačević, direktorica marketinga tvrtke DC&T pak ističe kako su u ovom projektu najviše ponosni na samu strukturu novog Amplexorovog poslovnog prostora i činjenicu da svi dijelovi čine funkcionalnu cjelinu:
U smislu osiguranja privatnosti i zvučne izolacije, dobrim su se pokazali i određeni stolarski elementi, pregrade, zvučne barijere i druge intervencije kojima smo, s jedne strane, omogućili kompaktnost ureda, a s druge strane, ljudi nisu toliko izloženi otvorenom radnom prostoru, kao u drugim kompanijama.
Postigli smo i to da se neki timovi, prema potrebi, mogu odvojiti od “opće populacije” i tako dobiti više privatnosti za rad koji traži veću pozornost. Istodobno, postignuta je i veća dostupnost ljudi. Ako nekoga trebate ne morate proći kroz labirint dugih hodnika – u najvećem broju slučajeva, on vam je u vizualnom dometu.
Amplexor je u nove prostore ušao prije nešto više od dva mjeseca, a cilj je da se nakon pola godine napravi analiza uspješnosti dizajna radnih mjesta prema aktivnostima i vidi jesu li postignuti željeni ciljevi te naprave izmjene, budu li potrebne. U tome će pomoći posebna aplikacija putem koje svaki zaposlenik može upravljati svojim potrebama – rezervirati svoje radno mjesto ili tihu sobu ili bilo što drugo što mu je potrebno za posao. Aplikacija će omogućiti dodatne uvide u to kako ljudi koriste pojedine prostore i pojedine zone u tvrtki.
Na kraju, izazov koji su imali, a na koji su donekle odgovorili, u prvom je redu promjena korporativne kulture – napominje Lorna:
U novom prostoru moramo se prilagođavati dinamici prostora, biti svjesni prisutnosti i potreba drugih kolega, ali istovremeno, činjenica da smo stalno „svjesni“ jedni drugih doprinosi osjećaju pripadanja, generiranju ideja, inovacija i stvaranju „kulture“ što nam je posebno u COVID periodu najviše nedostajalo.
Prema projekcijama radnih zahtjeva tijekom sljedećih pet godina, koje su iz DC&T napravili u sklopu projekta, Timi dodaje kako se može već sada reći da je Amplexor boljim dizajnom radnih mjesta prema poslovnim aktivnostima u prostoru manje kvadrature povećao produktivnost i ostvario uštedu u iznosu od više stotina tisuća eura.
“Taj novac sad mogu investirati u razvoj zaposlenika i proizvoda čime će povećati svoju konkurentnost na globalnom tržištu” zaključuje Timi.
Evo sneak peek i na još par fotki za one znatiželjne
