Što je flex space i po čemu se razlikuje od tradicionalnih ureda?

Kompanije traže rješenja koja će im pomoći da prate korak s vrlo dinamičnim poslovnim okruženjem, omogućujući im da su fleksibilni kad se promjeni potražnja ili kada jača konkurencija. Kada je riječ o okosnici gotovo svake kompanije – njezinom uredskom prostoru – fleksibilni radni prostori postali su kritična komponenta te uvijek važne agilnosti, pružajući novi osjećaj fleksibilnosti. I ne, fleks prostor više nije samo za freelancere i startupe.

Što su fleksibilni radni prostori?

Pojam fleksibilnog radnog prostora pomalo je teško definirati, ne zato što je to tako složena tema, već zbog brzog razvoja tržišta. Fleksibilni radni prostor najbolje je definirati prema duljini potpisanog ugovora o zakupu, pri čemu je gotovo svaki uredski prostor „fleksibilan“ ako su uvjeti ugovora zakupa kraći od tri godine. Prirodno, ova definicija obuhvaća širok raspon vrsta ureda, uključujući zajednički prostor za coworking, zatvorene urede u sklopu fleks prostora ili čak tradicionalni unajmljeni uredski prostor sve dok je najam kraći od tri godine.

S obzirom na različite vrste fleks uredskog prostora, za tvrtke je od vitalnog značaja ne samo da fleksibilno rješenje prepoznaju kao najbolji izbor, već i da odaberu vrstu fleks uredskog prostora koji će najbolje odgovarati njihovim potrebama. Na primjer, dijeljeni radni prostor (coworking prostor) fleksibilan je u uvjetima potpisivanja ugovora, pružajući različite prednosti od ostalih vrsta fleksibilnog prostora u sadržajima, troškovnoj učinkovitosti i kulturi.

Flex space: prednosti i nedostaci fleksibilnog načina rada

Zašto je fleksibilni prostor tako popularan?

Kompanije gravitiraju prema fleksibilnom uredskom prostoru iz različitih razloga. Prvo i najvažnije, pruža veću fleksibilnost organizacijama, pomažući im da se s vremenom neometano šire ili smanjuju. Kraći uvjeti potpisivanja ugovora nose manji rizik za kompaniju, dok složeni višegodišnji zakup u osnovi može djelovati kao „sidro“ kad je fleksibilnost ključna potreba tvrtke.

Najbitnije razlike između fleksibilnog i tradicionalnog uredskog prostora

Tržište komercijalnih nekretnina ostajalo je u osnovi nepromijenjeno desetljećima, gdje su tradicionalni uredski prostori s dugoročnim najmovima dominirali tržištem. Iako su te vrste najmova zastupljene i danas, organizacije sada mogu odabrati mnogo više vrsta uredskih prostora.

Trajanje ugovora

Fleksibilni uredski prostor koristi ugovore kraće od tri godine, često iz mjeseca u mjesec kako bi pružio maksimalnu fleksibilnost. Ovisno o tržištu, tradicionalni uredski prostor obično započinje s tri godine i može trajati i deset godina ili više.

Zajednički prostor

Između dijeljenih stolova, privatnih ureda i širokog raspona pogodnosti (kao što su caffe barovi, sobe za sastanke, zvučno izolirane telefonske govornice i još mnogo toga), ovaj tip fleksibilnog uredskog prostora pruža mnogo više pogodnosti i prednosti nego što to može tradicionalni prostor.

Kad tradicionalni uredski prostor ima više smisla

Međutim, ništa od ovoga ne znači da tradicionalni uredski prostor nema svoje „vrijeme i mjesto“ za određene kompanije. Tvrtke koje zahtijevaju specijaliziranu sigurnost, mirnije okruženje ili pripadaju određenoj industriji poput proizvodnje te financijske ili farmaceutske industrije, obično su više prikladne za tradicionalni prostor. U tim slučajevima zajednički prostori za suradnju nisu pogodni za njihove posebne potrebe.

Ta se dinamika, međutim, mijenja jer su poslovni objekti sada spremniji pružiti tvrtkama prilagođene verzije ureda. Ovo znači da će se početi iznajmljivati uredski prostori koji će biti više prilagođeni kompanijama. Drugim riječima, mnogi će poslovni objekti prilagoditi fleksibilni prostor jedinstvenim potrebama kompanije.

Postoje i slučajevi kada fleksibilni prostor može biti skuplji od tradicionalnog uredskog prostora, posebno kada tvrtka bilježi brzi rast radne snage. Kompanije koje imaju statički broj djelatnika ili mogu vrlo precizno predvidjeti svoju radnu snagu često mogu uštedjeti novac koristeći tradicionalni uredski prostor umjesto fleksibilnog prostora.

Međutim, teško je postići potrebnu razinu preciznosti za ostvarenje ove uštede, pri čemu direktor kompanije mora ne samo precizno predvidjeti broj djelatnika koji će imati u budućnosti, već i predvidjeti napredovanja, promet i utjecaj rada na daljinu. Osim kristalne kugle, brojne varijable uključene u takvo predviđanje čine potencijalnu uštedu troškova tradicionalnih uredskih prostora čimbenikom vrlo malog broja organizacija.

Budućnost fleksibilnih ureda

Ono što svakako možemo predvidjeti je da će kompanije u budućnosti puno više početi razmišljati o korištenju svojih uredskih prostora te će sami ured i načine rada u kompanijama prilagođavati svojim djelatnicima. Tako da će biti sve manja potreba za tradicionalnim uredskim prostorima s puno radnih stanica. Djelatnici su se u zadnjih godinu dana naviknuli na rad od doma i to će većina kompanija uvrstiti u svoju politiku i kulturu poslovanja u budućnosti. Shodno tome, fleksibilni uredski prostori će u budućnosti samo dobivati na vrijednosti jer su jednostavniji za korištenje i ne traže kompanije potpisivanje teških i dugoročnih ugovora o zakupu s velikim financijskim penalima ukoliko su primorani ranije izaći iz zakupljenog prostora.

Na tragu toga je jedan poslovni objekt koji se nalazi na najfrekventnijoj poslovnoj lokaciji u gradu Zagrebu, u Radničkoj ulici. Ideja je da se klijentima ponudi prostor u obliku otvorenog radnog prostora (površina prostora će se definirati prema potrebama svakog klijenta), a da zajednički dio poput recepcije, soba za sastanke, kuhinje, soba za fokusirani način rada ili projektne sobe budu u zajedničkom prostoru odnosno da se dijeli s drugim kompanijama u tom kompleksu. Ovakav način korištenja prostora bi u konačnici trebao dovesti do ušteda u prostoru, a samim time i do financijskih ušteda jer malo kompanija ima npr. sobe za sastanke u svojim uredima koje su stalno zauzete. S time da koncept koji će biti u tom poslovnom objektu će i dalje dozvoljavati klijentima da u svom prostoru si naprave samo svoje sobe za sastanke ili fokus odnosno projektne sobe. Ovo će svakako biti prvi pravi flex space u Zagrebu, što naravno znači da će klijenti moći potpisati ugovor o zakupu na vremenski period kraći od tri godine. S obzirom da je ovaj projekt u izradi, u ovom trenutku ne možemo otkriti o kojem objektu se radi, ali uskoro ćemo izaći i s tom informacijom.

Ukoliko vas zanima detaljnije o fleksibilnim (ali i tradicionalnim) uredskim prostorima, i niste sigurni koji način rada je najprimjereniji za vas i vašu kompaniju i/ili tim, DC&T tim stručnjaka će vam pomoći odgovoriti na sva vaša pitanja i nedoumice oko načina rada funkcionalnog za vašu kompaniju.

Recent Posts