Pitanja koja se postavljaju prilikom relokacije ureda

  • Koliko kvadrata ureda nam je potrebno/dovoljno za zakup?
  • Koji su poslovni objekti najbolji?
  • Kakav tip prostora nam treba?
  • Kako možemo optimizirati poslovni prostor i troškove prostora? Koje sve troškove trebamo uzeti u obzir?
  • Hoće li djelatnici biti zadovoljni odabirom nove lokacije?

Sve su to pitanja s kojima se kompanije susreću kada počnu razmišljati o relokaciji (a možda i optimizaciji) poslovnog prostora. Svima koji se spremaju pokrenuti i voditi ovakav projekt; bilo da se radi o office manageru, direktoru financija, direktoru ljudskih potencijala ili predsjedniku Uprave, u nastavku ćemo pokušati dati smjernice kako da pronađu najbolje odgovore na njih.

Koliko kvadrata nam je potrebno?

Kada nam se klijenti jave ovo je najčešće prvo pitanje koje nam postave. Situacija zvuči primjerice ovako : „Znate, sada smo na 500m2, širimo se, zapošljavamo još ljudi i trebamo barem 800m2“.

Iskoristivost prostora

Ono što bi se zapravo trebali zapitati jest kako je prostor efikasno iskorišten. Nije isto uzeti u zakup određenu kvadraturu u zgradi A (zgrada koja ima mogućnost bolje iskoristivosti) ili u zgradi B (zgrada koja nije previše fleksibilna primjerice).

Znači, već na samom tipu prostora možemo uštedjeti određenu kvadraturu pa time napraviti i financijske uštede.

Efikasniji modeli rada

U prvom razgovoru s klijentom, mi također postavljamo jedno važno pitanje „Možete li raditi na fleksibilniji način rada, odnosno razmišljate li o uvođenju share deska, office hotelinga ili slično?“ Uzmimo primjerice situaciju u kojoj smo od klijenta dobili informaciju da trenutno rade na, kako mi volimo reći, tradicionalan način. To nužno ne mora značiti da su oni htjeli raditi takvim načinom rada nego im možda sami prostor nije dozvoljavao drugačiji koncept ureda.

Kada je klijent otvoren za nove, fleksibilnije načine rada javlja se prostor za smanjenje potrebnog prostora, a slijedom toga moguće je napraviti i financijske uštede.

Koji sve troškovi se javljaju kod relokacije poslovnog prostora?

Kada kompanija ili voditelj tima po prvi puta pokreću projekt relokacije poslovnog prostora važno je razumjeti koje troškove očekivati u navedenom procesu.

Uz trošak zakupa uredskog prostora, javljaju se dodatni troškovi kao što su zajednički troškovi, režijski troškovi te dodatno troškovi čišćenja prostora i interneta (fiksni troškovi). Uz gore navedene troškove, javljaju se potencijalni varijabilni troškoviuređenje poslovnog prostora, trošak građevinskih radova, opremanje poslovnog prostora, arhitekt i/ili dizajner, troškovi preseljenja mrežnih instalacija poput servera i IT opreme, te logistički troškovi.

„Što su to zajednički troškovi?

To su u pravilu troškovi održavanja zgrade, dakle troškovi recepcije poslovnog objekta, troškovi održavanja stubišta, liftova, režija u zajedničkim prostorijama poslovnog objekta i slično.

„A što je s parkingom?“

Parking se naplaćuje posebno i to je isto jedan od troškova na koje morate računati, ovisno koliko parkirnih mjesta mislite da vam treba.

Sve gore navedene troškove bilo bi poželjno ukalkulirati u sam projekt odnosno proces u donošenju odluka oko izbora nove lokacije i poslovnog prostora kako bi bilo što manje nepoznanica u samom procesu relokacije.

Lokacija

Kada prođemo teža pitanja kvadrature, cijene zakupa i ostale troškove, dolazimo do lokacije i ovo je još jedno pitanje koje mi postavljamo klijentu:

Koja lokacija vam je interesantna? Što vam je potrebno u okruženju?

A odgovori obično glase ovako nekako „Znate, mi bi neku atraktivnu lokaciju poput Radničke ili u blizini, bitno da je objekt reprezentativan jer bitno nam je da su djelatnici zadovoljni. Da je u blizini cijela infrastruktura, da se može doći pješke ili s biciklom na posao, da imamo gdje otići na pauzu ili na ručak. U obzir treba uzeti i naše klijente koji nas posjećuju pa nikako ne dolaze u obzir dislocirane lokacije jer ipak smo mi dobra firma i bitno nam je da su djelatnici zadovoljni“.

Za nas su sve to odlični inputi koji nam olakšavaju izbor specifičnog prostora za klijenta. Nije poanta da ponudimo „sve i svašta“. Od samog početka radimo ciljanu selekciju prostora. Dovoljno je tek dva do tri prostora ako udovoljavaju svim kriterijima.

Kakav je Facility management u poslovnom objektu?

Prilikom razmatranja objekta u obzir treba uzeti i cjelokupnu poslovnu zgradu u kojoj se prostor nalazi. Održavanje zgrade, sanacija kvarova, mogućnosti adaptacije prostora, je li opremljen namještajem, ima li prirodne svjetlosti i slično. Iako se možda čine kao detalji, ne smije ih se previdjeti.

Ljudi

Uspjeh ovakvih projekata uvelike ovisi o tome kako će kompanija upravljati promjenom s ljudima. Naše iskustvo pokazuje da je uvijek dobro uključiti zaposlenike od samog početka. Riječ je o promjeni koja će imati značajan utjecaj na njih, što se u konačnici odražava na njihovo zadovoljstvo i produktivnost. Mnoga od ranije spomenutih pitanja trebalo bi proći i s njima. Primjerice, koliko ste fleksibilni u promjeni modela rada, koji sadržaji i prostori vam trebaju, što očekujete od lokacije.

Neovisno radi li se o tvrtki od deset, pedeset, sto djelatnika ili više ljudi, njihovo mišljenje treba biti na prvom mjestu.

Odgovori

DC&T tim stručnjaka pomaže kompanijama i projektnim menadžerima koji se upuštaju u ovakav poduhvat naći prave odgovore za sva ova pitanja, te u konačnici rješenje koje zadovoljava njihove specifične želje i potrebe.

Svjesni smo da je kod ovakvih projekata riječ o višegodišnjim ugovorima i dugoročnim odlukama što nije malo u poslovnom svijetu, a pogotovo sada u novonastaloj situaciji, odnosno u doba „novo normalnog“.

Ne postoje formulativna rješenja ili zlatne preporuke koje vrijede za sve. Zbog toga inzistiramo na otvorenom dijalogu s našim klijentima, jer nam je važno da se odluka o uredima donosi objektivno, na temelju specifičnih pokazatelja do kojih smo došli različitim analizama u skladu s njihovim specifičnim potrebama.

Recent Posts