Kako pandemija korona virusa (COVID-19) utječe na način u korištenju uredskih prostora?

Kada se u ožujku 2020. pojavio korona virus i uvjetovao izolaciju ljudi, jedne poslovne novine su nas kontaktirale za naše mišljenje – htjeli su istražiti kakve promjene možemo očekivati kada je riječ o uredskim prostorima.

Već tada smo slutili da će kompanije reorganizirati dinamiku rada što će se dugoročno odraziti na poslovne prostore u kojima se taj rad obavlja. Danas, kada je pred nama izvjesna jesen s vrlo limitiranim mogućnostima povratka u urede više se ne pitamo da li, već kako.

Svi smo se nadali će situacija kratko potrajati i da će se ubrzo sve vratiti na „staro“. Međutim, 5 mjeseci kasnije na istom smo, neizvjesnom mjestu, a po procjeni Google-a i ostalih vodećih svjetskih kompanija, normalizaciju možemo očekivati tek u ljeto 2021. uz činjenicu da će dobar dio zaposlenika permanentno ostati raditi od kuće.

Taj trend možemo naslutiti i u našoj regiji. Planirani povratci zaposlenika u urede već su se nekoliko puta izjalovili. U samo nekoliko dana broj novooboljelih od korona virusa poraste, donose se nove nacionalne mjere sigurnosti te su kompanije jednostavno prisiljene odustati od planova i zaposlenici nastavljaju s radom od doma. Nitko ne želi riskirati zdravlje svojih djelatnika i u konačnici poslovanja kompanije.

Što napraviti s uredskim prostorom u ovoj situaciji?

Kompanije nam se sada javljaju s upitima kako smanjiti troškove svojih, trenutno praznih, uredskih prostora. Postoji nekoliko opcija.

Co-working

Imamo nekolicinu klijenata, prvenstveno manjih kompanija, koji su napustili svoj poslovni prostor (istina, prvenstveno zbog potresa u Zagrebu u ožujku 2020. – prostor je neuseljiv) i koji su i dan danas, pet mjeseci poslije, još uvijek nigdje. Djelatnici rade od doma, a oni traže ili ne traže novi ured. Neke kompanije jednostavno ne mogu donijeti odluku o zakupu prostora na dugoročan period jer ne znaju što donosi sutra, pa razmišljaju kako je u ovom trenutku najbolje pričekati s donošenjem takvih odluka za neka bolja vremena.

Dobra opcija u takvim situacijama je co-working prostor – za sve djelatnike ako je kompanija manja ili u slučaju da je riječ o većoj kompaniji, za dio djelatnika, kako bi diverzificirale portfelj svojih poslovnih nekretnina.

Co-working uredski prostor dobro je rješenje utoliko što omogućuje zakup na kraći vremenski period te uključuje korištenje različitih zona za rad. Pri tome, kompanija ima mogućnost okupiti barem dio svojih zaposlenika na jednom mjestu u određenom vremenu, što sprječava da se poradi nedostatka osobnog, fizičkog kontakta, izgubi osjećaj pripadnosti i posvećenosti zaposlenika svojoj kompaniji, što je čest sindrom dugoročne virtualne suradnje.

Optimizacija postojećeg prostora – relokacija i podnajam

Ono što je svakako sigurno, kriza je dovela do toga da se mnoge kompanije više nikada neće vraćati na staro, odnosno više nikada neće svi djelatnici biti u uredu u isto vrijeme. Posebice će to biti izraženo kod IT kompanija kojima je takva prilagodba nešto prirodniji slijed razvoja dinamike rada. Ipak, izuzetak nisu ni kompanije iz drugih djelatnosti. Procjena je da će većina kompanija dugoročno smanjiti broj zaposlenika koji su istodobno u uredu.

Postavlja se stoga pitanje, što napraviti sa novonastalim viškom prostora? Dvije su moguće opcije:

  • Neki će moći ostati u istom prostoru u istom objektu, samo će dobiti priliku smanjiti kvadraturu te će objekt taj višak prostora dalje iznajmiti nekoj drugoj kompaniji.
  • Neki će pak morati napustiti postojeći i tražiti novi ured koji će bolje organizirati po principima „novo normalnog“.

Naše iskustvo pokazuje nam da gotovo svaka kompanija može, i u redovnim uvjetima svog poslovanja, optimizirati potrebnu kvadraturu svojih uredskih prostora. Uvođenjem stalnih fleksibilnijih oblika rada, prostor za uštedu na kvadraturi znatno se povećava. Konkretno, kompanija koja u zakupu ima npr. 2000m2 u pravilu može taj prostor optimizirati na površinu od oko 1200-1300m2, a kompanija koja je imala 1000m2 u zakupu sada bi svoje poslovanje mogla reorganizirati na otprilike 500-700m2.

Tablica: Potencijal uštede koji se može postići optimizacijom uredskog prostora – primjer prema prethodnim projektima

Početna kvadraturaOptimizirana kvadraturaFiksni troškovi najma/m2*Mjesečna uštedaGodišnja uštedaTrogodišnja ušteda
1000m2650m216€/m25.600€67.200€201.600€
500m2350m216€/m22.400€28.800€86.400€

*Izračun se temelji na uredskom prostoru kategorije A, a fiksni troškovi uključuju troškove najma ureda, zajedničke komunalne troškove i režijske troškove.

Moramo li spomenuti druge troškove?

Vrli novi ured

Buduća uloga ureda najveće je pitanje s kojim se danas suočavaju menadžeri ili vlasnici kompanija. Pandemija je stvorila neviđene izazove, ali i mogućnosti za zakupnike poslovnih nekretnina koji će vjerojatno dovesti do novih inovacija i kreativnih rješavanja. U budućnosti, radeći u uredu, djelatnici će imati više izbora u uredskim prostorima (više različitih zona za rad) koji koriste za obavljanje svog posla.

Istodobno, nove tehnologije i usluge za integraciju svog fizičkog i digitalnog svijeta, podržat će ubrzanje novih trendova dizajna rada i prostora koji su se događali prije korona virusa.

DC&T tim stručnjaka pomaže kompanijama pri donošenju odluka na koji način i postoji li mogućnost optimizacije postojećeg poslovnog prostora te prilikom promjene lokacije ureda pomažemo kompanijama u cijelom procesu, od pronalaska novog potencijalnog uredskog prostora do organizacije radnih mjesta i uređenja poslovnog prostora prema potrebama djelatnika i novog načina rada u uredima.

Recent Posts