Case study
Kada smo stupili u kontakt s tvrtkom Hewlett-Packard Enterprise operated by Selectium (u daljnjem tekstu Selectium), jedan od ključnih ciljeva bila je optimizacija uredskih troškova kroz smanjivanje radnog prostora. Postigli smo mnogo više. Pročitajte i otkrijte kako ispreplitanje ljudi, prostora i dizajna donosi više za Selectium od pukog smanjenja troškova.
Nakon reorganizacije poslovnih procesa, predstavnici tvrtke Selectium razmišljali su o preseljenju u novi ured jer im se trenutni prostor pokazao prevelikim. Uz to, promjena u dinamici rada tvrtke dovela je do potreba za novim zonama u prostoru kako bi se djelatnicima tvrtke Selectium omogućilo radno okruženje koje im je potrebno.
Pronalazak pravog prostora za klijenta započinje razumijevanjem ne samo njegovih potreba već i njegovih želja. Istraživanjem radnih mjesta Selectiuma imali smo za cilj razumjeti aktivnost djelatnika u uredu, koje potencijalne lokacije ureda bi klijent uzeo u obzir kao i razinu energetske učinkovitosti koji bi smatrao prihvatljivim. Bitan dio ove analize bila je optimalna površina ureda, kao i to ima li objekt potrebnu infrastrukturu koja odgovara tehnologiji klijenta.
Temeljitim pregledom tržišta nekretnina u potrazi za mogućnostima za postizanje vrijednosti koju je Selectium tražio, klijentu smo predstavili usporednu analizu potencijalnih ureda koja im je pružila uvid u veličinu prostora objekta, tlocrt, dostupnost najma i trajanje ugovora uz cijene četvornog metra, cijene parkirnih mjesta i opće troškove. Da bi se dobila cjelovita slika, usporedna analiza također je uključivala trenutni ured tvrtke Selectium, tako da je njihov projektni tim uspio donijeti utemeljenu odluku sužavajući izbor na tri mogućnosti za daljnju referentnu analizu kroz koju smo odmjerili prednosti i nedostatke pojedinih prostora kako bi se pronašlo savršeno rješenje koje odgovara potrebama klijenta.
Međutim, otišli smo dalje od tablica i brojeva kako bismo uzeli u obzir sve što je potrebno da bi naši klijenti napravili pravi izbor. U potrazi za savršenim rješenjem držimo širom otvorene oči i uši jer je često vrag u detaljima. U slučaju Selectiuma to je bio trošak preseljenja njihovih servera koji je predstavljao značajan trošak, pretežući odvaganu analizu u korist postojećeg prostora.
“Nakon kontinuiranih internih procesa transformacije i reorganizacije cilj nam je bio prvenstveno odlučiti hoćemo li ostati u trenutnom uredskom prostoru i napraviti reoraganizaciju prostora ili ćemo se preseliti na novu lokaciju koja će bolje odgovarati našim poslovnim potrebama. Benchmarking analiza bila je vrlo korisna i sadržavala je sve relevantne informacije na temelju kojih smo uspjeli donijeti konačnu odluku kako dalje.”
– Darija Narančik, financijska direktorica i voditeljica projekata u tvrtki
Hewlett Packard Enterprise operated by Selectium
Analiza popunjenosti uredskog prostora pokazala je kako je moguće prepoloviti potreban broj fiksnih radnih stanica i, shodno tome, značajno smanjiti površinu uredskog prostora u kojemu je tvrtka Selectium u zakupu.
Razgovori s djelatnicima tvrtke Selectium pokazali su kako tek polovica trenutnih djelatnika stalno radi iz ureda, dok ostali provode samo dio svog radnog vremena na radnom mjestu. S druge strane, trenutna upotreba radnog stola u Selectiumu iznosi 40%, što znači da 20-ak stolova nikada nije korišteno. Analiza popunjenosti uredskog prostora rezultirala je spoznajom da je nužna tek polovica ukupnih radnih stolova, dok su preostale radne stanice optimizirane u omjeru 2:1.
Budući da je gotovo polovica djelatnika radila na daljinu, bilo je potrebno osmisliti novi dizajn ureda kako bi se djelatnicima omogućilo povezivanje i suradnja tijekom vremena koje provode zajedno u uredu. Novi tlocrt uključivao je project room i focus room kako bi se olakšala nova dinamika rada. Značajan naglasak stavljen je na formiranje prostora za druženje djelatnika, pružajući im priliku za razgovor licem u lice, ključno za izgradnju odnosa koje virtualna suradnja ne može pružiti.
“Novi dizajn uredskog prostora omogućio nam je prilagođavanje evenata sukladno potrebama, kao i pružanje modernog iskustva i ugodne atmosfere za poslovanje našim klijentima prilikom posjeta uredu. Kao voditelj marketinga, posebno uživam u novoj paleti boja i fleksibilnom rasporedu sjedenja koji unose dašak svježine u naše svakodnevno poslovanje.”
– Sonja Canjuga, voditeljica marketinga u tvrtki
Hewlett Packard Enterprise operated by Selectium
Čajna kuhinja i blagovaonica premještene su kako bi djelatnicima pružili užitak prirodnijeg osvjetljenja. Uz to, djelatnicima Selectiuma pružena su dva nova prostora; lounge im je pružio ugodno, neformalno mjesto u kojem mogu raditi i provoditi zajedničko slobodno vrijeme. Edukacijska zona dala im je prostor u kojemu mogu držati predavanja, razgovarati i razmjenjivati znanja.
Jednako važan, kao i povezanost djelatnika, je odnos koji Selectium želi njegovati sa svojim klijentima. Stoga nije iznenađujuće da je dizajn novog ureda uključio izložbeni prostor u kojem bi klijenti mogli vidjeti paletu rješenja koju Selectium nudi. Stavljajući na prvo mjesto potrebe i vrijeme svojih klijenata, projektni tim Selectiuma tražio je da DC&T planira dovoljno soba za sastanke, tako da prostor nikada ne predstavlja prepreku kada klijent poželi osobno razgovarati, a istovremeno smanjujući površinu ukupnog ureda.
Stoga, kompletni prostor za sastanke, koji je moguće pretvoriti u edukativnu zonu za djelatnike, sada pruža fleksibilnost kako bi se prilagodio rasporedu klijenata, kao i potrebama djelatnika. Nova recepcija pridonijela je dobrom prvom dojmu.
“Očekivali smo da ćemo imati suvremen koncept radnog mjesta u kojem će se naši djelatnici osjećati ugodno i produktivno i u kojemu ćemo moći smjestiti naše poslovne partnere prilikom edukacije i demonstracija uživo. Cjelokupni projekt bio je tehnički zahtjevan i izazovan, podložan promjenama u odnosu na početne planove. Bila je potrebna intenzivna koordinacija između naših djelatnika, projektnog tima i DC&T-a. Novi uredski prostor odražava našu poslovnu viziju i istodobno ispunjava naše svakodnevne potrebe, pa vjerujemo da je naš cilj postignut kroz partnerstvo s tvrtkom DC&T .”
– Igor Babić, direktor u tvrtki
Hewlett Packard Enterprise operated by Selectium
Promišljenim ispreplitanjem radne dinamike ljudi i dizajna prostora, projektom je reorganiziran ured koji ne samo da optimizira troškove već omogućuje učinkovitiji tijek rada i veće zadovoljstvo djelatnika. Unatoč tome što je napravljena velika promjena u usporedbi s prethodnim dizajnom prostora, djelatnici Selectiuma brzo su se prilagodili, naučili kako koristiti nove prostore i zavoljeli svoj novi ured.
U samo tri mjeseca postignuto je puno zadovoljstvo djelatnika, dok bi za usporedbu prijelaz od ovog značaja obično trajao od šest do dvanaest mjeseci. To je u konačnici ono što dobar prostor i dizajn trebaju uvijek imati za cilj.
