Budućnost ureda u Zagrebu: Nova strategija radnih mjesta

Mnoga poduzeća koja su prije ove krize uzrokovane pojavom korona virusa razmišljala o proširenju i/ili preseljenju svojih ureda sada odgađaju donošenje odluka. Međutim, ne mogu si sve tvrtke priuštiti predugo čekanje da nesigurnost prođe, posebno oni kojima uskoro istječe ugovor o zakupu postojećeg poslovnog prostora. Iako se dugoročni zdravstveni, ekonomski i poslovni učinci izbijanja COVID-19 ne mogu u potpunosti predvidjeti, trenutna situacija pruža priliku odgovornim osobama u kompanijama da preispitaju veličine svojih uredskih prostora, planove kontinuiteta poslovanja i strategije rada na radnom mjestu.

Promjene u uredskim prostorima

Prema istraživanju tvrtke Morgan Stanley, u Europi je, u lipnju, 52% svih zaposlenih radilo na daljinu, a brojka je dosezala do 69% za uredske djelatnike, a 80% u većini glavnih gradova (istraživanje je obavljeno na 12.500 online intervijua u Velikoj Britaniji, Njemačkoj, Francuskoj, Italiji i Španjolskoj).

Od uredskih djelatnika koji tijekom pandemije rade od kuće, 70-80% bi to željelo i dalje činiti; 50% želi raditi kod kuće jedan ili dva dana u tjednu, 30% bi na taj način htjelo raditi tri ili četiri dana, a 17% želi raditi na daljinu svaki dan.

Stoga ne čudi da više od polovice poslodavaca kaže da će se stvari morati promijeniti. Knight Frank anketirao je klijente najmoprimce u srpnju i došao do podataka da 51% planira provesti novu strategiju na radnom mjestu, 40% vjeruje da će im trebati manje prostora, 29% će razmotriti kako bi ljudi mogli raditi bliže kući, a 38% vjeruje da će njihovi uredi nuditi više prostora za suradnju u budućnosti.

Što se događa kod nekih kompanija u Zagrebu?

Prema informacijama koje smo dobili od nekoliko naših klijenata, u Zagrebu je situacija identična – svega nekoliko djelatnika dolazi u urede, uredi su većinom prazni. Kompanije njeguju pravilo rada od doma kako bi zaštitili prvenstveno zdravlje svojih djelatnika. Konkretno u brojkama, na tisuću kvadrata uredskog prostora dolazi tek 10ak djelatnika u ured i to oni koji ili nemaju mogućnosti za rad od doma ili su došli na taj jedan dan odraditi posao koji ne mogu od doma (npr. sastanke koji se ne mogu obaviti online). Feedback koji mi dobivamo razgovarajući s djelatnicima odgovornima za nekretnine u kompanijama u Zagrebu je da djelatnici ne žele više puno radno vrijeme (5 dana u tjednu) provoditi u uredu – djelatnici pretežno zagovaraju rad iz ureda dva ili tri dana u tjednu i to s mogućnošću izbora kada oni to žele i kako se oni organiziraju. HR manageri u većini kompanija provode ankete među svojim djelatnicima kako bi dobili što bolji uvid što napraviti s uredom u budućnosti, na koji način organizirati rad u uredu i poslovne procese, mogu li se smanjiti uredski kvadrati i omogućiti djelatnicima fleksibilnost na radnom mjestu.

Kompanije koje prepoznaju stratešku vrijednost pravog uredskog prostora i sadržaja neće htjeti samo osnovni radni prostor. Na primjer, kompanija koja omogući djelatnicima uredski prostor koji olakšava raznolikost i okretan rad, nakon monotonije isključivo rada od kuće, vjerojatno će biti na vrhu popisa poslodavaca.

Moramo računati sa situacijom da će rad s punim radnim vremenom u uredu biti izbor, a ne obveza, jer se tvrtke natječu za talente (pogotovo u IT segmentu). Bit će uspostavljeni uredi za poticanje suradnje, pružanje prilika ljudima da se okupe radi kreativnog rada, inovacija, pružanja mentorstva i profesionalnog razvoja.

Ljudi će više ulaziti u ured kako bi se sastali interno i kako bi se upoznali s vanjskim klijentima. Uredi će biti usmjereni na interakciju. Čini se kako će ‘nova normalnost’ biti zaposlenici koji rade od kuće ili fleksibilno, barem dio tjedna.

Uredi će i dalje igrati ulogu u okupljanju ljudi kako bi se olakšala suradnja. No, na primjer u medijskim, digitalnim i financijskim poslovima bit će stvarne koristi od boravka u uredu, dok bi oni na poslovima koji su relativno rutinski, gdje je komunikacija oko njih razmjena informacija, a ne stvaranje ideja, mogli biti druga priča.

Što očekivati u budućnosti od uredskih prostora?

Što će se dogoditi ukoliko kompanije omoguće djelatnicima fleksibilnije radno vrijeme, odnosno da izaberu kada će raditi od doma, a kada iz ureda? Što ako svi ostanu raditi od kuće ponedjeljkom i petkom, a ostatak tjedna svi dolaze raditi u ured? Kako u takvim situacijama organizirati rad u uredu? U takvim situacijama će ponedjeljkom i petkom zasigurno ured biti prazan i plaćat će se troškovi, a nitko neće dolaziti u ured.

Ako napravimo okvirni izračun, dolazimo do podatka kako najam uredskog prostora u Zagrebu u A kategoriji objekta košta oko 2.000-3.000 € po djelatniku godišnje (bez troška uredskog namještaja). Ukoliko 10 djelatnika ne dolazi u ured nego radi isključivo od doma, dolazimo do iznosa od oko 20.000-30.000 € godišnje za trošak prostora – naravno ukoliko se ništa ne promijeni, odnosno ukoliko kompanija ostane u istom prostoru u kojemu je bila prije pandemije. Držanje uredskog prostora koji većinu vremena stoji prazan, odnosno u kojemu djelatnici ne rade većinu vremena koštat će.

Zaključak je, s obzirom na to da se situacija s COVID-19 još uvijek ne smiruje i ne znamo kada će završiti, kako je sada možda najbolje vrijeme za pregovore o produljenju zakupa poslovnog prostora na kratkoročni period ili za organizaciju ureda s većom fleksibilnošću.

Ukoliko razmišljate o reorganizaciji svog uredskog prostora, kako bi svojim djelatnicima omogućili veću fleksibilnost na radnom mjestu te pritom uveli novu strategiju radnih mjesta, a ujedno i optimizirali uredske kvadrate te smanjili troškove zakupa, DC&T tim stručnjaka pomoći će vam pronaći najbolju strategiju za smanjenje troškova uz istovremeno povećanje zadovoljstva zaposlenika.

Recent Posts